5.3. Использование Time Line в процессе
управления проектом 5.3. Использование Time Line в процессе
управления проектом
Time Line содержит полный набор функциональных средств планирования и управления комплексом работ. Для ввода и отображения данных Time Line предоставляет три основных вида окон: электронная таблица, совмещенная с диаграммой Гантта, сетевая диаграмма и таблица ресурсов. Диаграмма Гантта является основной формой представления данных по проекту и включает электронную таблицу (левую панель окна), предназначенную для ввода задач (работ, операций) с установлением иерархии либо через меню, либо курсором СДВИГ, кнопка которого находится на панели. В электронной таблице отображаются столбцы с характеристиками задач, последовательность и состав которых могут быть изменены в диалоговом окне, вызываемом командой ФОРМАТ
® ТЕКУЩЕЕ ОКНО ® ТАБЛИЦА. В области графического представления (временного графика, расположенного в правой панели) могут быть отображены практически все временные параметры задач, кроме того, могут быть отображены временные зависимости между задачами и совмещены ресурс-гистограммы и стоимостные диаграммы и графики. Три типа курсора: ВЫБОР, СДВИГ и СВЯЗЬ - позволяют легко реализовать удобную форму работы с комплексом задач проекта.Для организации иерархической структуры проекта используются имена задач в столбце ЗАДАЧА электронной таблицы. Чтобы задачу сделать дочерней (подчиненной, входящей в состав другой задачи более высокого уровня), достаточно сдвинуть ее имя на один шаг вправо относительно составной (родительской задачи). Представление проекта в виде иерархической структуры позволяет менеджеру выбирать для каждого конкретного уровня управления необходимый уровень детализации данных или концентрировать внимание на отдельных частях проекта, представляя остальные части в свернутом виде (двойной щелчок левой кнопкой мыши по родительской задаче скрывает ее дочерние, обозначая при этом родительскую задачу символом "+", что означает наличие дочерних скрытых задач). Все показатели для составных задач рассчитываются автоматически на основании параметров составляющих их дочерних задач. Количество уровней иерархии в данной программе не ограничено. Кроме ввода данных по задачам, возможен и ввод данных в специализированные окна, где параметры задач сгруппированы по типам.
СЕТЕВАЯ ДИАГРАММА (PERT-диаграмма) используется для отображения логической структуры комплекса задач проекта. Весьма удобным является то, что для окна сетевой диаграммы также реализованы возможности ввода и коррекции данных. Степень детализации определяется пользователем, а компоновка сети может выполняться как вручную, так и автоматически.
Специальное окно ТАБЛИЦА РЕСУРСОВ предназначено для описания наличных ресурсов и возможных типов затрат, которые находятся под контролем руководителя проекта. Под ресурсами в Time Line понимается все то, что влияет на объем работ: исполнители, оборудование. Система допускает планирование различных видов затрат: повременная плата (аренда), удельная стоимость (детали, материалы), разовые затраты (статьи денежных расходов). Данные о назначенных задаче ресурсах и параметрах назначений объединены в форме назначений, позволяющих назначить задаче дополнительные ресурсы, изменить характеристики назначения или отменить его. Форма заметок позволяет ввести текстовую информацию для задачи или установить связь с имеющимися текстовыми документами. Таким образом, находясь в диаграмме Гантта и открыв окна формы, располагая их в удобной последовательности, можно быстро назначить основные параметры задачам. Для выбора соответствующего окна используется команда НАСТРОЙКИ
® ФОРМЫ.Использование Time Line на стадии планирования поможет руководителю ответить на следующие вопросы:
Что представляет из себя проект в целом?
Какие конкретные работы необходимо выполнить для достижения целей проекта?
Когда может быть завершен проект и когда для этого должны быть выполнены отдельные работы?
Кто будет выполнять отдельную работу?
Какие потребуются ресурсы, когда и в каком количестве?
Сколько это будет стоить и когда нужно платить?
Зачастую на этапе планирования руководители ограничиваются постановкой цели и сразу переходят к функции организации выполнения работ. Это приводит к несогласованности выполнения работ разными исполнителями, потере времени, удорожанию ресурсов и может закончиться провалом проекта. Именно на этой стадии система управления проектами должна помочь руководителю.
Расписание проекта в TIME LINE следует рассматривать не как неизменный план работ, а как совокупность текущей информации о проекте. В результате ввода в процессе реализации проекта фактических данных и уточненных оценок появляются различия между текущим планом работ и исходным планом, параметры этих планов являются основой для выполнения анализа и расчета оценок, которые могут быть отражены в отчетах. Сам по себе процесс обновления данных не отличается от их ввода. Процент выполнения задачи вводится в поле ВЫПОЛНЕНО, % формы параметров задачи. Если выполнение задачи начато, то расчетная дата начала задачи, отображаемая в поле НАЧАЛО, становится фактической. Для оконченной задачи в поля КОНЕЦ и СРОК также могут быть введены фактические значения. Выполненные объемы работ отображаются на временной диаграмме определенным цветом. Расчетная стоимость оконченной задачи считается ее фактической стоимостью. Для отображения фактических и плановых затрат используется поле ДОПОЛНИТЕЛЬНО, в которое вводятся незапланированные расходы.
Важной для анализа хода работ величиной является текущая пороговая дата, представляющая собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Составление работ по проекту оценивается относительно пороговой даты. Правило установки пороговой даты определяется в окне диалога МАТЕМАТИКА (текущая задается таймером компьютера, число-дата задается вручную). Программа сравнивает плановые даты начала задач с пороговой датой и рассчитывает для каждой задачи объемы работ, которые должны быть освоены к текущей дате по плану. Анализ хода работ проекта позволяют руководителю выполнить следующие показатели:
Бюджетная стоимость - плановая стоимость уже выполненных работ по задаче.
Фактические затраты - фактическая стоимость уже выполненных работ по задаче к текущему моменту.
Должно быть освоено (ДБО) - сумма, которая должна быть освоена на текущий момент в соответствии с исходным планом.
Важными показателями являются также производительность, текущая экономия, сальдо освоения, эффективность затрат, проекция затрат, оставшиеся затраты, проекция длительности, доля потраченного времени.
Этапы разработки плана расписания
При распечатке отчетов необходимо произвести настройку шрифтов, проверив установки по умолчанию в окне, вызываемом из меню ФОРМАТ ® ПАЛИТРА.
