Условно, документы, регламентирующие процессы управления персоналом, можно разделить на следующие большие группы:

1. Документы (приложения, расписания, договоры и т.д.), регламентирующие деятельность всего персонала либо различных его категорий в масштабах предприятия в целом.

К таким документам относятся прежде всего "Положение о персонале", в котором фиксируются основные принципы взаимоотношений между администрацией и персоналом, раскрывается кадровая концепция предприятия: системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия, здесь же формулируется взаимная ответственность администрации и персонала; "Правила внутреннего трудового распорядка", содержащие подробное описание внутриобъектного режима, графики рабочего времени, перечисление мер об ответственности за нарушение административной и трудовой дисциплины и т.п.; "Штатное расписание", включающее в себя должностной и численный состав персонала с указанием фонда заработной платы.

В последнее время на предприятиях вместо штатного расписания стали использовать два других документа: "Списочный состав персонала" и "Положение о материальном стимулировании". Первый содержит полный перечень всех работников с указанием должности и структурного подразделения, другой включает в себя подробное описание принципов оплаты труда различных категорий персонала (оклады-тарифы, надтарифные выплаты, премии, бонусы и т.п.).

В "Положении об аттестации" регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов. Порядок подготовки и проведения аттестации госслужащих отражен в типовом "Положении о проведении аттестации федерального государственного служащего", утвержденного Указом Президента РФ от 9 марта 1996 г.

Обязательным документом, чьи положения распространяются на весь персонал, является "Коллективный договор", в котором определяются взаимоотношения администрации и персонала в вопросах, не имеющих жесткой законодательной регламентации, а также дополнительные социальные льготы работников. К этой же группе относятся такие разрабатываемые службой управления персоналом документы, как кадровые планы, планы развития персонала и т.п.

2. Документы, регламентирующие деятельность персонала в рамках отдельных служб.

К таким документам можно отнести прежде всего "Положения о структурных подразделениях" и "Должностные инструкции" работников, служащие рациональному распределению функций, полномочий и ответственности среди работников внутри организации.

3. Приказы и другие документы по персональному составу.

К этой группе документов относятся приказы и распоряжения по личному составу, трудовые книжки работников, личные карточки работников (ф. Т-2, Т-6); личные дела работников, анкеты застрахованного лица.

4. Информационно-справочные документы.

К ним можно отнести протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий; акты о нарушении трудовой дисциплины; протоколы примирительных комиссий; графики отпусков и т.п.

5. Документы, отражающие движение, хранение и архивацию вышеперечисленных документов: номенклатуры дел; книга учета и движения трудовых книжек; журнал учета личных дел; контрольные карточки и т.п.

Фрагменты примерного состава номенклатуры дел, регламентирующих управление персоналом, даны в документе 1.

В настоящее время во многих организациях специалистами разрабатываются принципиально новые информационно, более емкие документы, позволяющие оптимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы являются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой документации.