Упражнение 13: Составление серии факсов с использованием шаблона со вставкой графики и адресов рассылки
- Создать факс с помощью шаблона: ФАЙЛ, СОЗДАТЬ, ПИСЬМА И ФАКСЫ, СТАНДАРТНЫЙ ФАКС, СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ
- Заполнить факс своим текстом (предположим вы решили поздравить партнеров с праздником): заменить текст в […], кроме сведений [кому], [факс], [телефон] – щелкните на этот объект и напишите свой текст, замените другой текст своим при необходимости – выделите текст и введите новый.
- Вставьте рисунок (например цветок): ВСТАВКА, РИСУНОК, КАРТИНКИ, выберите подходящий.
- Сохраните файл.
- Выполните слияние для печати документа на бланке, то есть в документе есть постоянная часть информации и есть переменная. В нашем примере, переменным является только следующий текст [кому], [факс], [телефон]. Для этого последовательно выполните следующие действия.
- Ваш документ должен быть открыт и активным.
- выберите в меню СЕРВИС, СЛИЯНИЕ.
- В позиции ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ выберите СОЗДАТЬ, ДОКУМЕНТ НА БЛАНКЕ, АКТИВНОЕ ОКНО.
- В позиции ИСТОЧНИК ДАННЫЙ выберите СОЗДАТЬ ИСТОЧНИК ДАННЫХ.
- В диалоговом окне в позиции ПОЛЯ В СТРОКЕ ЗАКОЛОВКА оставьте только ИМЯ, РАБ_ТЕЛЕФОН, остальные удалите, пометив и нажав кнопку УДАЛИТЬ ПОЛЕ; добавить недостающее пол ФАКС, написав его название в позиции ПОЛЕ и нажав кнопку ДОБАВИТЬ ПОЛЕ. Поменяйте порядок с помощью стрелок справа: имя, факс, раб_телефон. Ok. Задайте имя файла-источника, СОХРАНИТЬ. ПРАВКА ИСТОЧНИКА ДАННЫХ.
- В диалоговом окне ФОРМА ДАННЫХ введите данные для первого адресата, ДОБАВИТЬ…Ok
- Word вернется к исходному основному документу и появится дополнительная панель инструментов для слияния.
- Выделите [кому] в документе, на панели выберите ДОБАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ, ИМЯ, появится новый текст “Имя” – это служебный код поля, где хранятся конкретные имена адресатов; то же проделайте для [факс] и [телефон].
- выберите на панели ПОЛЯ/ДАННЫЕ – вместо служебного кода появится информация о первом адресате, посмотреть факс для других адресатов можно, воспользовавшись кнопками панели ПЕРВАЯ ЗАПИСЬ, ПРЕДИДУЩАЯ ЗАПИСЬ, ПЕРЕЙТИ К ЗАПИСИ, СЛЕДУЮЩАЯ ЗАПИСЬ, ПОДСЛЕДЯЯ ЗАПИСЬ.
- Для окончательного слияния выберите на панели СЛИЯНИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ - НОВЫЙ ДОКУМЕНТ, ОБЪЕДИНИТЬ. (Если вы выберите НАЗНАЧЕНИЕ – ПРИНТЕР, то документ начнет печататься, если НАЗНАЧЕНИЕ – ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА, то появится диалоговое окно настройки электронной почки)
- У вас появится новый документ в котором будет столько страниц, сколько адресатов - по одному факсу на каждой страницы.
- Сохраните файл