Упражнение №30: Сформулировать отчет для вывода результатов выполнения запроса

Отчеты MS Access предназначены для создания документа, который будет распечатываться или включаться в документ другого приложения. Используя отчеты, пользователь может создать действительно полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирования текста и дополнительной обработки данных. В отчете наглядно представляется извлеченная из базы данных информация, дополненная результатами анализа и вычислений.

Сконструировать отчет можно двумя способами.

• с помощью Мастера отчетов;
• самостоятельно;

Отчеты MS Access могут основываться на данных таблицы или запроса, имеющихся в базе данных.

Чтобы приступить к созданию макета отчета, раскройте вкладку "Отчет" в окне базы данных и нажмите кнопку "Создать". В появившемся диалоговом окне необходимо указать имя исходной таблицы или запроса и выбрать способ формирования отчета. В ходе выполнения лабораторной работы следует изучить оба способа создания отчета.

Любой отчет MS Access может быть представлен в трех, реже одном из трех режимов:

1. Режим предварительного просмотра. Данный режим используется для проверки данных и просмотра отчета в той форме, в которую он будет выведен на печать. Следует иметь в виду, что если отчет содержит большое количество информации, то может потребоваться длительное время для формирования его полного текста. Для вызова режима предварительного просмотра используется команда "Предварительный просмотр" из меню "Файл".
2. Режим просмотра образца. В этом режиме можно проверить гарнитуру, размер шрифта, общим расположением элементов отчета и его внешний вид. Все области отчета представлены небольшим количеством отобранных в качестве образца записей данных. Этот режим не требует длительного времени для его представления и поэтому используется для отладки макета отчета.
3. Режим конструирования отчета. Этот режим используется для самостоятельного формирования макета отчета.

Остановимся более подробно на описании отчета в режиме конструирования. Макет отчета может включать несколько областей. Перечислим их:

• Заголовок отчета. Обычно выводится только в начале отчета, но может быть выведен и на каждой странице. Может содержать соответствующий текст и дату формирования документа.
• Верхний колонтитул. Выводится вверху на каждой новой странице. Для отчетов, имеющих табличную структуру, в верхнем колонтитуле следует поместить имена полей.
• Заголовок группы. Выводится в начале каждой новой группы. Обычно содержит наименование категории, из которой составлена группа.
• Область данных. Является главной областью отчета. В ней должны быть размещены текстовые поля и другие элементы управления, представляющие записи данных таблицы или запроса, лежащих в основе отчета. Область данных используется для любых видов отчетов и является обязательной.
• Примечание группы. Расположено в конце каждой группы и, как правило, содержит итоговые показатели по группе.
• Нижний колонтитул. Расположен в низу страницы и обычно содержит номер страницы.
• Область примечаний отчета. Выводится в конце отчета, обычно содержит общие итоги по отчету.

При разработке отчета необходимо в его макете в режиме конструирования разместить элементы управления. Элементы управления отчетов аналогичны элементам управления в формах. Access позволяет устанавливать размер любых элементов управления самостоятельно. Так же, как и в формах, элемент управления может быть связанным с полем таблицы базы данных.

Связанный элемент – используется для отображения текущего значения поля таблицы, лежащей в основе отчета.

Несвязанный элемент – используется для того, чтобы поместить в отчет информацию, не хранящуюся в базе данных, например, поясняющую надпись или значение вычисляемого выражения.

Для проведения вычислений по группе записей Access предоставляет пользователям большой набор групповых функций. Кроме того, выводимые в отчете данные можно отсортировать или сгруппировать, то есть объединить по определенным принципам. Для этого используется команда "Сортировка и группировка" из меню "Вид".

Как уже упоминалось выше, отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов, который предлагает пользователю на выбор один из семи типов отчетов:

1. В один столбец.

В таком отчете каждое отображаемое поле записи расположено в отдельной строке, подписи находятся слева от данных, записи на странице следуют строго друг под другом.

2. Группировка данных и вычисление итогов.

В таком отчете данные из выбранных полей выводятся в одну строчку в табличной форме, для заданных пользователем групп подсчитываются промежуточные итоги, для всех групп подсчитывается общий итог; подписи полей располагаются у верхнего края страницы.

3. Итоговый отчет.

Этот отчет похож на предыдущий, но в нем не печатаются строки из области данных; Мастер отчетов подсчитывает для каждой заданной группы итоги и, в необязательном порядке, их процентную долю.

4. Табличный отчет.

В этом отчете данные из выбранных полей выводятся в строку в табличной форме; никаких вычислений не производится.

5. Простой отчет.

Это отчет в один столбец, в котором представлены все поля записи данных конкретной таблицы или запроса. Такой же отчет создается при нажатии кнопки "Простой отчет" на панели инструментов окна базы данных или открытой таблицы и запроса.

6. Почтовая наклейка.

В этом типе отчетов Мастер позволяет выбрать поля, в которых хранятся имена и адреса, и отформатировать их так, чтобы распечатать стандартные почтовые наклейки на конверты.

7. Слияние с MS Word.

Этот отчет используется для подготовки серийных документов, объединяющих данные таблицы или запроса MS Access с документом Word, например, напечатать комплект схожих писем, отличающихся лишь адресом и обращением к клиенту. Использование данного Мастера аналогично использованию кнопки "Слияние с MS Word" на панели инструментов окна базы данных, когда в нем выбран корешок "Таблица" или "Запрос".

СОЗДАТЬ ОТЧЕТ ПО ЛЮБОМУ ЗАПРОСУ

1. Откройте свою БД
2. ОТЧЕТ, СОЗДАТЬ, МАСТЕР

Также отчеты создаются по таблицам.

3. Сохраните БД и закройте Access
гусмания как ухаживать все о растениях. Советы флористам.