9. РАБОТА СО СПИСКАМИ И ФИЛЬТРАМИ

9.1 Использоване списка в качестве базы данных

В Microsoft Excel можно использовать список в качестве базы данных. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

• Столбцы списков становятся полями базы данных.
• Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
• Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Рекомендации по созданию списка на листе книги

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

Размер и расположение списка

• На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
• Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
• В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
• Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Заголовки столбцов

• Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.
• Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.
• Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Содержание строк и столбцов

• Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
• Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.
• Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Назад | Содержание | Вперед