5.1. Понятие документации по кадровому управлению.

Реалии современной экономики диктуют компаниям и государственным структурам принципиально иную концепцию управления персоналом - инновационную, основанную на максимально более полном использовании творческого и организаторского потенциала работников, обеспечивающих гибкость и мобильность организации, ее высокую эффективность в быстроизменяющихся условиях внешней среды.

Разумеется, это требует принципиально иного уровня информационного обеспечения кадрового управления, создания банков данных на имеющийся персонал и потенциальных работников, наличия эффективного инструментария для получения объективных характеристик деятельности подразделений и каждого отдельного работника.

Однако следует учитывать и то обстоятельство, что в современных системах управления документация, регламентирующая управление персоналом на разных уровнях, является не только нормативно-информационным носителем, но играет большую практическую роль в формировании корпоративной культуры, в обеспечении повышения эффективности деятельности как отдельных работников, так и структурных подразделений и предприятия в целом за счет ликвидации дублирования работ, рационального распределения функций, полномочий и ответственности.

Совокупность документации по обеспечению кадрового управления представляет собой совершенно особую отрасль документооборота предприятия (учреждения), отличающуюся целым рядом характерных особенностей. К ним можно отнести прежде всего предмет документации - регламентация процессов и процедур управления трудом работника, персональные данные и т.п. К особенностям этого рода документации относится и большая правовая нагрузка, и высокая значимость для работника. Ведь такие важные процедуры, как исчисление трудового стажа, назначение ему разного рода пособий, пенсий, распространение на него ряда социальных льгот, производятся на основе тех данных, которые содержатся в этого рода документации. Эти документы используются как доказательные при разрешении различного рода трудовых конфликтов, в том числе и в судебном порядке.

Документация, регламентирующая процессы управление персоналом, может быть проверена (в различных ее частях) налоговой инспекцией, пенсионным фондом, военкоматом, государственной инспекцией по труду и т.п. При сдаче этой документации в архив будет проверено ее соответствие требованиям ГС ДОУ (государственной системе документационного обеспечения управления).

В связи с вышеизложенным к составлению, ведению, учету и хранению подобного рода документов предъявляются высокие требования с точки зрения унификации систем документации (УСД). Все они исполняются на унифицированных бланках, структура большинства документов строго регламентирована.

Все исполненные документы своевременно должны формироваться в дела. В дела группируются документы, посвященные одной проблематике и имеющие одинаковые сроки хранения (например, "Приказы по личному составу", "Распоряжения по личному составу", "Основания к приказам по личному составу", "Положения о материальном стимулировании"). Дела ведутся в структурном подразделении в течение года (за исключением переходящих), затем архивируются на предприятии, а через определенное время передаются в государственный архив. Срок хранения некоторых дел очень велик - до 75 лет.

Большое количество документов, необходимых для эффективного обеспечения кадрового управления, вызывает необходимость в автоматизации документооборота. В настоящее время созданы и активно используются на практике такие прикладные программы, как "Кадры", "Атлант-Кадры", "Босс- Кадровик", "Бизнес- Кадры" и т.п.

Однако в связи с большой юридической значимостью и длительными сроками хранения все документы по кадровому управлению составляются и хранятся на бумагоносителе. Электронные формы этих документов используются лишь для оперативной работы.

Документация по кадровому обеспечению подлежит особому (в зависимости от вида документа) режиму хранения. Часть документов требует обязательного ознакомления всеми работниками (например, положение о внутреннем трудовом распорядке), доступ к другим (например, личным делам) строго ограничен.

За документальный фонд предприятия, сохранение режимов учета и хранения, наряду с начальниками кадровых служб или лицами, отвечающими за ведение документации, несут персональную ответственность и руководители предприятий.