7.2. Часто составляемые документы

К числу наиболее часто составляемых в процессе деятельности предприятия (организации) документов относятся приказы. Приказ - это документальное оформление управленческого акта совершаемого руководителем в пределах своей компетенции. Структура приказа включает в себя следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, наименование документа, дата издания приказа, номер приказа, место составления приказа, подзаголовок, текст документа, основание, подпись должностного лица (директора), визы ознакомления, виды согласования, отметка о помещении в дело, дата помещения в дело, подпись должностного лица, поместившего документ в дело.

В свою очередь текст приказа содержит:

• констатирующую часть, в которой содержится информация о причине или целях издания этого приказа, при необходимости дается ссылка на необходимые документы. Например: "В связи со структурной реорганизацией…";
• формулировку распорядительного действия "ПРИКАЗЫВАЮ" ;
• содержание распорядительного действия.

В зависимости от содержания распорядительного действия все приказы делятся на две большие группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. К последним относятся приказы, посвященные найму, переводу и увольнению работников, установлению работнику новой специальности и т.п.

Приказы по личному составу имеют отдельную сквозную нумерацию действующую на протяжении года: №1, №2,... №75,... и т.п. С 1 января следующего года нумерация обновляется.

Для удобства работы с приказами по личному составу к их порядковому номеру целесообразно добавлять буквенное обозначение, как правило, индекс "-к".

Приказы  по  личному  составу   делятся  на  простые, посвященные   одному  распорядительному  действию   в отношении  одного  лица  и   "сложные"  или  сводные  приказы,   посвященные  одновременно  нескольким   управленческим  действиям  по отношению к одному или нескольким работникам (см. документ 2).

В тексте приказа о приеме работника необходимо полностью указать его фамилию (прописными буквами), имя, отчество, наименование должности (при необходимости с указанием разряда или категории), наименование структурного подразделения, куда он принимается на работу, дату приема, размер оплаты труда. Если работник принимается на работу по совместительству, это обстоятельство обязательно отражается в тексте, как правило, после указания даты приема.

При увольнении работника в тексте приказа указываются фамилия и инициалы работника, его должность с указанием структурного подразделения, дата увольнения и причины увольнения, сформулированные в полном соответствии с КЗоТ со ссылкой на статью или пункт.

Приказ по личному составу содержит обязательный реквизит - Основание, если приказ сложный, то каждый его пункт должен заканчиваться ссылкой на основание данного управленческого действия. В качестве оснований к приказам по личному составу могут служить личные заявления работников, трудовые контракты, представление о переводе, докладные и служебные записки, акты, графики отпусков, директивные, информационно-инструктивные и прочие документы.

Подготовка текста приказа по личному составу предлагает предварительное согласование его содержания с заинтересованными должностными лицами: с бухгалтером, юрисконсультом, с руководителем структурных подразделений, упоминаемых в приказе.

После подписания приказа руководителем предприятия они доводятся под роспись до сведения работников. Визы ознакомления располагаются либо после каждого пункта приказа, либо после подписи руководителям.