7.4. Трудовая книжка.

Согласно ст. 39 КЗоТ РФ основным документом трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Введение трудовых книжек обязательно для всех предприятий и учреждений, зарегистрированных как юридические лица независимо от их вида собственности.

Процедуры, связанные с трудовыми книжками регламентируются "Инструкцией о порядке введения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" и носят обязательный характер. Трудовая книжка должна быть заполнена на каждого работника, в том числе на нештатного, сезонного или временно работающего в срок до пяти дней, с момента его поступления на работу.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, за исключением случаев оформления работы по совместительству, по трудовому соглашению или договору подряда, а также лиц, ранее не работавших.

7.4.1. Техника заполнения. Все записи в трудовой книжке производятся только на основании изданного администрацией приказа, в точном соответствии с ним. Запись производится от руки чернилами черного, фиолетового цвета, без помарок, подчисток или исправлений. Если в трудовой книжке допущена ошибочная запись или ошибка в записи, исправления должны быть внесены администрацией того предприятия, работниками которого была допущена эта ошибка. Если предприятие, на котором была сделана неправильная запись, ликвидировано, то исправления вносит его правопреемник, а при отсутствии такового - вышестоящая организация того предприятия, которое было ликвидировано.

При этом зачеркивание ошибочных записей не допускается. Вместо этого в трудовой книжке указывается: "Запись на №... недействительна" и далее приводится правильная формулировка записи с указанием даты и приказа, на основании которого она сделана.

На титульном листе трудовой книжки указывается фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, образование и специальность. Все сведения записываются полностью, без сокращений. Эти сведения имеют важное юридическое значение, поскольку являются подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу.

Раздел "Сведения о работе" содержит сведения о работе, переводе на другую работу, а также об увольнении.

Поскольку трудовая книжка является основным документом, по которому устанавливается длительность и непрерывность трудового стажа работника, поэтому помимо сведений о работе в нее вносятся иные периоды общественно-полезной деятельности, включаемые в трудовой стаж:

а) о времени службы в составе Вооруженных сил, органах госбезопасности и т.п. с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

в) о времени обучения в высших и специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики, а также о времени пребывания в аспирантуре и в ординатуре);

г) о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Записи о причинах увольнения работника должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (ст. 23, 29, 31, 23, 33, 37 и 254 КЗоТ РФ) (см. документ 3).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек рекомендует производить и некоторые дополнительные конкретизирующие статьи, отражающие особенности ухода с работы по той или иной уважительной причине, в частности, по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление работнику различных льгот. Например: при поступлении в средние и высшие учебные заведения, аспирантуру и ординатуру; при оформлении увольнения переводом, при переходе на другую работу в связи с избранием на выборную должность, в связи с рождением ребенка, по уходу за ребенком до 14 лет и т.п.

Разделы "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" содержат записи о награждении орденами и медалями, присвоении почетных званий, поощрениях за успехи в труде (за исключением премий, предусмотренных внутренней системой заработной платы или премий, выплата которых носит регулярный характер), сведения об открытиях и изобретениях, на которые выданы дипломы об использовании, изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

7.4.2. Вкладыш. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы хотя бы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и заполняется в таком же порядке, что и трудовая книжка. При занесении очередной записи в любой из разделов в первой графе вкладыша продолжается порядковая нумерация записей, сделанных в трудовой книжке. О каждом выданном вкладыше на титульном листе ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

7.4.3. Дубликат. В случае потери трудовой книжки или вкладыша, а также при прихождении их в негодность (обгорели, истрепаны, залиты) работник должен обратиться с письменным заявлением в администрацию (ОК) по последнему месту работы. Администрация обязана не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления выдать работнику дубликат - новую трудовую книжку или вкладыш к ней.

7.4.4. Выдача трудовой книжки. Трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки в день его увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью предприятия или ОК. В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки (ст. 39, 99 КЗоТ РФ).

О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку. Ранее сделанная запись о дне увольнения признается недействительной в установленном порядке.

7.4.5.Учет и хранение трудовых книжек. Поскольку трудовые книжки считаются документами строгой отчетности, законодательно установлен порядок их учета, хранения, выдачи и движения.

Обязательным документом по учету трудовых книжек является "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним". Она ведется отделом кадров, а при его отсутствии на предприятии лицом, ответственным за оформление трудовых книжек. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные работникам вновь.