7.5. Личная карточка ф. Т-2.

После подписания руководителем предприятия (учреждения) приказа о приеме на работу в пятидневный срок на каждого вновь принятого работника лицом, ответственным за оформление трудовых книжек, должна быть заведена личная карточка.

Она составляется по типовой межведомственной форме Т-2, утвержденной Госкомстатом РФ (см. документ 4).

Личная карточка заполняется в одном экземпляре от руки или на пишущей машинке. Хранится в алфавитном порядке в специальной картотеке в течение всего периода работы сотрудника на данном предприятии. Личные карточки уволенных хранятся в ОК в течение года, а затем передаются в архив. Их срок хранения согласно типовым правилам составляет не менее 75 лет.

Личная карточка Т-2 используется в целях оперативного анализа и учета движения кадров, а также служит средством контроля за своевременным ознакомлением работника со всеми записями, вносимыми в его трудовую книжку. Администрация обязана ознакомить владельца трудовой книжки с каждой новой записью в ней под расписку в личной карточке.

7.5.1.Техника заполнения. Номер личной карточки работника соответствует номеру, под которым его трудовая книжка зарегистрирована в "Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним". В графе "Алфавит" проставляется начальная буква фамилии работника.

Графы биографических данных заполняются в соответствии с предоставляемыми документами и должны полностью соответствовать записям на титульном листе трудовой книжки.

Общий стаж исчисляется на основе трудовой книжки с даты начала трудовой деятельности работника до момента заполнения личной карточки. Заполняется тремя парами двузначных цифр, из которых первая пара означает число лет, вторая - месяцев, третья - дней.

Например: 10.11.03. В графе "Непрерывный стаж" исчисляется непрерывный стаж работы сотрудника и записывается аналогичным образом - 08.12.20.

Затем в личной карточке записывается последнее место работы: полное наименование предприятия, должность, дата и причина увольнения.

Имеющиеся в личной карточке свободные графы заполняются дополнительными данными, представляющими интерес для предприятия.

Второй раздел личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется на военнообязанных лиц в соответствии с Инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников.

В третий раздел "Назначения и перемещения" производится запись о приеме на работу. В дальнейшем здесь регистрируются все переводы по службе, изменение квалификации и другие записи, вносимые в трудовую книжку в раздел "Сведения о работе", а также указываются изменения в окладах (если в этом есть необходимость) и доводятся до сведения работника под роспись, для которой предусмотрена отдельная графа.

В четвертом разделе "Отпуска" ведется учет основных и дополнительных отпусков, а также отпусков без сохранения заработной платы.

Пятый раздел "Дополнительные сведения" содержит данные, не нашедшие отражения в первом разделе, но необходимые для более полного учета и анализа кадрового состава предприятия.