7.6. Личное дело. 7.6. Личное дело.
Личное дело работника представляет собой совокупность документов (копий документов), содержащих наиболее полные сведения о работнике (его биографические данные, особенности трудовой деятельности, образовательный уровень, место жительства и т.п. и любые их изменения).
Как правило, личные дела занимают значительное место в документации по кадровому составу. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, профессорско-преподавательский состав, материально ответственных лиц и т.п. после издания приказа об их приеме на работу.
7.6.1. Состав и структура личного дела.Состав документов личного дела зависит от должности, на которой работает сотрудник, а также специфики подразделения или предприятия в целом. Обычно в личных делах присутствуют следующие документы: Внутренняя опись личного дела. Составляется на отдельном листе (при необходимости на нескольких листах) при первоначальном оформлении дела и дополняется по мере поступления документов.
Первоначальные документы, оформляемые в процессе найма работника, - заявление о приеме на работу, автобиография (резюме) работника, копии документов об образовании, копия личный листок по учету кадров, копия приказа (или выписка из него) о приеме на работу с отметкой о заверении. Впоследствии в личное дело могут быть включены копии выписки из приказов о перемещении, присвоении почетных званий, установлении второй, третьей и так далее профессий, о повышении разряда, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологической последовательности.
7.6.2. Учет и хранение личных дел. Личные дела работников являются документами строгой отчетности. Они хранятся в сейфах или запирающихся шкафах. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а на предприятиях, где нет самостоятельной кадровой службы, - на руководителя предприятия.
Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер и регистрируется под этим номером в книге учета личных дел.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам, круг которых определяется руководителем организации. По его распоряжению они могут высылаться по соответствующим запросам в другие инстанции.
Проверка наличия состояния дел проводится ежегодно.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. В случае увольнения работника его личное дело извлекается из пронумерованной папки и соответствующим образом оформляется для сдачи в архив. В освободившуюся обложку под тем же номером помещается личное дело нового сотрудника. Личное дело уволенного сотрудника хранится в архиве предприятия пять лет, а затем передается в государственный архив.
