§2.2.3. Структура экономической информации.

Структура информации включает в свою совокупность следующие понятия: информационное пространство, предметная область, объект, экземпляр объекта, свойства объекта, взаимодействие объектов и свойства взаимодействия. Взаимосвязь понятий предметная область, объект, свойства объекта и взаимосвязи объектов можно представить следующим образом (рис.13).

- взаимодействие может быть между объектами и между свойствами объектов, а также с внешней средой относительно данной предметной области.

Рисунок 14. Взаимосвязь компонентов структуры информации.

Упражнение №1: Приобретение навыков выделения объектов из предметной области.

При описании предметной области пользуются средствами информационного отображения. Описать предметную область – это значит перечислить объекты и взаимосвязи между ними, а за тем описать их атрибутами и составными единицами информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

• реквизиты,
• показатели,
• документы.

Упражнение № 2: Закрепление основных понятий о структуре информации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,
• приспособление к автоматизированной обработке,
• минимизация показателей,
• исключение дублирования,
• включение всех необходимых для целей управления показателей.

Стандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей (рис. 15)

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)			Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы			Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа		Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

Рисунок 15. Структура унифицированного документа.

При работе с автоматизированной системой обработки документов необходимо применять только унифицированные формы документов, поэтому если в производственно-хозяйственной деятельности использовались документы, не удовлетворяющие требованиям унификации, то необходимо провести следующие работы (рис. 15) по разработке унифицированной формы документа.

Рисунок 16. Технология разработки унифицированной формы документа.

При этом важно применять классификаторы для реквизитов необходимых для автоматизированной обработки.

Для ввода в машину первичных документов унифицированной формы необходимо так же разработать макет будущего электронного унифицированного документа. Он может выглядеть также как и форма, но если имеются различные документы с одинаковым составом реквизитов, то специалистами разрабатывается единый унифицированных макет для ввода сразу нескольких унифицированных документов.

Для вывода после обработки вторичных документов также необходимо представить форму (рис. 17).

Рисунок 17. Технология формирования форм выходных документов.

Для разработки новых форм документов используются типовые пакеты табличных редакторов и процессоров.

Потоки информации - движение документов образуют документооборот (рис. 18). Документооборот выявляется на стадии обследования объекта.

Рисунок 18. Документооборот.

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

• система автоматизации документооборота,
• внутри машинное информационное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы.
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент АИС – предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управлеяемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на:

1. системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализ и др.);
2. системы классификации и кодирования;
3. документацию;
4. потоки информации – варианты организации документооборота;
5. различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях имеющие различную степень организации.

Упражнение 3. Работа с файловой системой

Внутримашинное ИО включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Возможно два способа организации внутри машинного информационного обеспечения:

• пофайловая организация,
• интегрированный подход к организации внутри машинного ИО на принципах интеграции в виде баз и банков данных.

  Веб страница - перевозка грузов железнодорожным транспортом стоимость - низкие цены!