Т3. Виды информационных технологий.
Цель:
Целью третьей темы учебника является приобретение изучающимся основных навыков работы в информационных технологий, которые может встретить специалист в области государственного управления в своей профессиональной деятельности
§3.1. ИТ электронного офиса.
Электронным офисом называются программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.
К офисным относятся следующие задачи:
- делопроизводство,
- управление,
- контроль управления,
- создание отчетов,
- поиск,
- ввод и обновление информации,
- составление расписаний,
- обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.
Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:
- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).
Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.
Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:
В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
- программа анализа и составления расписаний;
- программа презентации;
- графический редактор;
- программа обслуживания факс-модема;
- сетевое программное обеспечение;
- программы перевода.
Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.
В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.
Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов.
Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей.
Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
В настоящее время предпочтение на рынке офисных продуктов отдается трем офисным программам:
- Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office).
- SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM).
- Microsoft Office фирмы Microsoft.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office 97, о компонентах которого и пойдет далее речь.
Упражнение 10. Изучение основных приемов работы в Windows
§3.1.1. Технологии обработки текстовой информации (на примере Microsoft Word ).
Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они включают в себя:
- текстовые редакторы (например, Лексикон, WordPard);
- текстовые процессоры (например MWord);
- настольные издательские системы (например, PageMaker).
В этом разделе мы познакомимся с основными приемами работы текстового процессора Word, входящего в состав Microsoft Office 97.
Упражнение № 11. Оформление простого письма.
Упражнение № 12. Оформление многостраничного реферата.
