§2.4. Автоматизированная информационная система (АИС).
Цель:
Целью данного параграфа является связь науки управления с теорией информатики, а именно приводится объяснение что такое система управления, каковы этапы процесса приятия решений и как можно использовать компьютерную технику и АИТ для поддержки управленческого труда
Так же в параграфе приводятся основные сведения по созданию АИТ и АИС и о роли специалистов-предметников в проектировании их.
И в заключении в параграфе приводятся сведения о территориальных АИС – специальных систем для поддержки управления на государственном и муниципальном уровне.
Прежде чем уяснить понятие АИС, необходимо последовательно разобраться в понятиях системы, системы управления, экономической информационной системы и наконец АИС.
Система – совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов и частей, функционирование которых направленно на получение конкретного полезного результата. Система характеризуется свойством эмерджентность.
Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Система управления по мимо свойства эмерджентность имеет свойство целенаправленности.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой. Поэтому любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая ЭИС.
Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
При применении средств информатизации (новейших технических, технологических и программных средств) создаются различные АИС (как бы модель ЭИС) в различных ИС экономических объектов.
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
§2.4.1. Система организационно-административного управления
Система управления представляет собой совокупность объекта управления, например, предприятия, и субъекта управления – управленческого аппарата (рис. 25). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение.
В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.
Рисунок 25. Структура системы управления.
Оба компонента системы связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направленный в обратном направлении.
Современные теории управления, связанные с использование вычислительной техники и новых информационных технологий, построены на теории управления по отклонениям.
Функционирование системы управления с обратной связью в них рассматривается следующим образом.
Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта, которое принимается за эталонное на данном этапе развития объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи.
Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, назначением которых является корректировка его поведения, для того чтобы вернуться к эталонным показателям, или разработать новый эталон.
В основе процесса управления лежит необходимость принятия решений.
Проблема принятия решений возникает тогда, когда существуют затруднения в достижении какой-либо цели. Проблема может возникнуть в связи с особыми внешними обстоятельствами, ситуацией во внешней среде.
Может возникнуть ситуация, когда существует несколько различных возможностей, одинаковых с точки зрения результата - достижения желаемой цели. Если среди множества возможных решений существует одно, которое совершенно очевидно гарантирует достижение желаемой цели наилучшим образом, то остальное можно просто отбросить.
Если по какой-нибудь причине, в силу жестких ограничений, множество возможных решений содержит единственное решение – проблема выбора решения не возникает.
Если же существует не одно решение, то возможны два случая.
В первом случае решения обеспечивают достижение желаемого результата с различной вероятностью и результат зависит от случайных факторов, возможно, от обстоятельств, при которых решение будет реализовано. Надо выбрать такое решение, которое в наилучшей степени обеспечивает достижение цели.
Во втором случае вероятность достижения цели одинакова и надо выбрать наилучшее из них в смысле эффективности пути достижения цели.
Принятие решения не является каким-то единовременным, обособленным актом. Это процесс протекающий во времени и состоящий из нескольких этапов.
Начальный этап состоит в осознании ситуации. Здесь можно говорить о накоплении системой управления определенного объема данных о состоянии управляемого процесса и внешней среды.
На этом этапе выявляется удовлетворенность или неудовлетворенность тем состоянием, в котором находится система.
На втором этапе формируется желание изменить (или сохранить) существующее состояние системы. Иными словами устанавливается некоторая цель, которую желательно достичь.
Это важнейший этап, на котором в результате анализа недостатков существующего состояния синтезируется представление о некотором ином состоянии, являющемся целью.
Третий этап принятия решения состоит в определении всех возможных способов или путей достижения цели, перехода в желаемое состояние. Здесь важно обеспечить полноту этого множества возможных решений вплоть до допустимости его избыточности. Лучше включить в последующее рассмотрение несколько решений, кажущихся на первый взгляд непривлекательными, чем упустить одно действительно эффективное решение.
Следует помнить, что при создании любого проекта исправление ошибок, допущенных на предыдущей стадии, обходится примерно в десять раз дороже ошибок текущих.
Четвертый этап заключается в выборе из множества решений наилучшего в смысле эффективности достижения цели с соблюдением при этом некоторых правил выбора. Результатом именно этого этапа является единственное принятое решение.
Завершается весь процесс реализацией принятого решения. Хотя этот этап следует за уже принятым решением, без него решение превращается в беспредметное прожектерство.
В результате реализации принятого решения изменяется состояние системы и информация об этом новом состоянии (полученное в результате контроля), его осознание является начальным этапом следующего цикла.
Для того чтобы освоить подробно все этапы принятия решения выполните следующее задание.
