§3.1.2. Технологии обработки финансово-экономической информации на основе табличных процессоров (на примере Microsoft Excel).
Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают в себя:
- универсальные табличные процессоры (например, MExcel, Lotus, QuatroPro);
- специализированные бухгалтерские программы (например, 1-С, Инфо-Бухгалтер);
- специализированные банковские программы (внутрибанковских и межбанковских расчетов);
- специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования (например, ПАРУС, ГАЛАКТИКА).
Здесь мы подробнее рассмотрим основные приемы работы с табличными процессами на примере Excel, входящего в состав Microsoft Office 97.
Табличный процессор – это программное средства для работы с электронными таблицами (ЭТ).
Минимальным элементом ЭТ является ячейка - пересечение строки и столбца.
Ячейка имеет адрес, состоящий из имени колонки и строчки: A1, B2.. Адреса могут быть следующих типов: относительный (А1) и абсолютный ($A$1, $A1, A$1).
При копировании формул относительный адрес изменяется на соответствующее число столбцов и строк, абсолютный адрес остается постоянным. При переносе формулы адреса не меняются. При переносе ячеек, адреса которых используются в формуле, происходит автоматическая корректировка формулы. При копировании таких ячеек формула не изменяется.
Модель ячейки: ячейка одновременно может иметь несколько характеристик: изображение/ формат/ формула/ имя/ комментарий. Копировать и переносить можно различный набор этих характеристик.
Изображение ячейки – это то что мы видим в ней, это могут быть буквы, цифры, рисунки. Формат – это то как оформлена ячейка, то есть ее размер, тип шрифта, размер шрифта, цвет, тип данных и т.п.
В обычном режиме формулу не видно, а видно только результат расчета, хотя она также находится в ячейке.
Чтобы отредактировать формулу, необходимо вызвать режим редактирования формул. Ячейке также можно присвоить имя и комментарий.
Процесс проектирования документа в ЭТ состоит из следующих 5 этапов:
1 ЭТАП: Разработка макета табличного документа.
Упражнение №14: Разработка макета таблицы
2 ЭТАП: Заполнение таблицы данными их оформление.
Теперь, когда мы знаем какие данные и в каком виде вводить в электронную таблицу, можно приступить к ее заполнению и оформлению.
3 ЭТАП: Проведение расчетов.
4 ЭТАП: Построение графического отображения данных таблицы.
Упражнение № 17: Построение графиков и диаграмм с помощью мастера диаграмм.
5 ЭТАП: Сохранение и печать документов ЭТ.
Как сохранить документ а на диске, сделать его копию на дискету, вы уже знаете. Выполните это самостоятельно.
Упражнение № 18: Печать документов.
Теперь Вы умеете создавать и оформлять различные документы в текстовом и табличных процессорах Word и Excel. Теперь необходимо освоить возможности их совместного использования и интеграции.
Упражнение № 19: Совместное использование текстового и табличного процессоров.
Упражнение № 20. Закрепление навыков работы в табличном процессоре Excel.
